HJ/T 9-95 環(huán)境保護檔案著(zhù)錄細則

1  引言

1.1 為建立健全全國環(huán)境保護檔案（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“環(huán)保檔案”）標準化、現代化的統一檢索體系，以適應開(kāi)發(fā)環(huán)保檔案信息資源，服務(wù)于社會(huì )主義現代化建設和環(huán)境保護事業(yè)的需要，制定本細則。

1.2 本細則是以中華人民共和國GB 3792.5-85《檔案著(zhù)錄規則》為依據，結合環(huán)保檔案的特點(diǎn)和我國環(huán)保檔案工作的實(shí)際情況而制定的。本細則是環(huán)保檔案著(zhù)錄的依據。

1.3 主要內容與適用范圍

      本細則規定了環(huán)保檔案著(zhù)錄項目、著(zhù)錄格式、標識符號、著(zhù)錄用文字、著(zhù)錄信息源以及著(zhù)錄項目細則。

      本細則適用于各級環(huán)境保護部門(mén)的檔案著(zhù)錄，既適用于建立環(huán)保檔案的手工檢索系統，也適用于建立環(huán)保檔案的機器檢索系統。

2 引用標準

      GB 7156-87 文獻保密等級代碼

      GB 2808-81 全數字式日期表示法

3 名詞術(shù)語(yǔ)

3.1 環(huán)保檔案

      是指各級環(huán)境保護機構在環(huán)境保護活動(dòng)中直接形成的，對國家和襯會(huì )有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

3.2 環(huán)保檔案著(zhù)錄

      在編制環(huán)保檔案檢索工具時(shí)，按一定的規則對環(huán)保檔案的內容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程。

3.3 環(huán)保檔案目錄

      按照一定的次序編排而成的環(huán)保檔案條目的組合，是環(huán)保檔案檢索和報道的工具。

3.4 條目

      組成檔案目錄的單元，是對檔案的內容和形式特征所作的一條記錄，它由著(zhù)錄項目組成，是著(zhù)錄的結果。

3.5 著(zhù)錄項目

      揭示檔案內容和形式特征的記錄事項。相對獨立的項目稱(chēng)為大項，組成各大項的特定內容稱(chēng)為小項。

3.6 著(zhù)錄格式

      著(zhù)錄項目在條目中的排列順序及其表達方式。

4 著(zhù)錄項目

4.1 題名與責任者項

4.1.1 正題名※

4.1.2 并列題名

4.1.3 副題名及說(shuō)明題名文字

4.1.4 文件編號

4.1.5 第一責任者 ※

4.1.6 其他責任者

4.1.7 附件

4.2 文本與版本項

4.2.1 文本

4.2.2 版本

4.3 密級與保管期限項

4.3.1 密級

4.3.2 保管期限

4.4 時(shí)間項※

4.5 載體類(lèi)型及形態(tài)項

4.5.1 載體類(lèi)型標識

4.5.2 數量及單位

4.5.3 規格

4.6 技術(shù)參數項

4.7 附注項

4.8 標準編號及有關(guān)記載項

4.9 提要項

4.10 排檢與編號項

4.10.1 分類(lèi)號※

4.10.2 檔案館（室）代號

4.10.3 檔號※

4.10.4 縮微（或光盤(pán)）號 ※

4.10.5 主題詞※

      （凡有※者，為必要著(zhù)錄項目，其余為選擇項目）

5 標識符號

5.1著(zhù)錄項目標識符

5.1.1著(zhù)錄項目之前冠以一定的標識符

      — 各大項（題名與責任者項、排檢與編號項、提要項除外）。

      =并列題名。

      : 副題名及說(shuō)明題名文字、文件編號、數量及單位、規格。

      / 第一責任者。

      ； 其他責任者、保管期限、版本。

      ， 兩個(gè)相同著(zhù)錄項目之間（除附件外）。

      + 附件。

5.1.2 著(zhù)錄項目標識符說(shuō)明

5.1.2.1 除“?一”符占兩格并在回行時(shí)不應拆開(kāi)外，其它符號占一格，前后均不再空格。

5.1.2.2 除題名與責任者項外，各大、小項回行時(shí)，均不省略標識符。

更多標準內容點(diǎn)擊以下鏈接獲取標準全文:

下載地址:《HJ/T 9-95 環(huán)境保護檔案著(zhù)錄細則》